【次の課題を設定する】問題発見の8つの視点

仕事術

こんにちは、かじつとむです。

突然ですがみなさん、仕事などの生産活動について課題を設定するのに悩んでいませんでしょうか?

なかなか課題や問題を見つけられない、設定するのが難しいと思う人がいるかもしれません。

そんな方に向けて、今回は問題発見のための8つ視点について解説します。

この記事を読むことで以下のことがわかります。

  • 問題発見をするための8つの視点について理解できる
  • そもそも問題とはどういうものなのかを理解することができる

それでは、いってみましょう!

問題発見の8つの視点:結論

問題発見の8つの視点は以下の通りです。

  1. 悩みごとや困りごと
  2. 4M
  3. 企業の上位方針との比較
  4. 後工程への迷惑
  5. 基準との比較
  6. 標準との比較
  7. 過去との比較
  8. 他部署との比較

以上の視点から考えることで、問題を考えやすくなります。
しかし、そもそも問題ってどういうものなのかを見ていきましょう!

問題発見の8つの視点:問題とは?

問題とは、あるべき姿と現状のギャップのことをいいます。

問題には、発生型問題設定型問題に分類できます。

発生型問題は、今のあるべき基準に対して現状が達していない問題のことをいいます。

たとえば、お客様からのクレームが多いことや書類確認のミスが多発しているなどの日常的な問題や、製品をつくる際に赤字になってしまうといった、本来達成しなければならない問題のことをいいます。

設定型問題は、今のあるべき基準よりも高い基準にあるべき姿を設定し、そのギャップを解決する問題のことをいいます。

たとえば、今の利益のノルマ1500万円は達成しているが、1年後には2000万円を目標と設定したり、現状の教育システムには問題ないが、今後を見越してリモートでも教育できるようにするといった、将来に対する問題のことをいいます。

以上が問題とはどういったものかを解説しました。では次に問題を発見するための視点についてそれぞれ解説します。

問題発見の8つの視点 その1:悩みごとや困りごと

問題を考えるのに1番簡単な方法は、自分が悩んでいることや困っていることを考えることです。

たとえば、最近残業が多い、自分の書類の記入ミスが多いといった会社全体のことから個人のことまで、できる限りの困りごとを考えることで問題が見えてきます。

また、会社のメンバー同士で悩んでいることや困っていることを挙げだすことで、さまざまな視点から問題を発見することができます。

問題発見の8つの視点 その2:4M

問題をどういった視点から考えていいかわからない場合、4Mから考えることをおすすめします。

4Mとは、人(Man)・機械(Machine)・材料(Material)・方法(Method)のことをいいます。

たとえば、人の視点から考える場合、仕事のスキルが足りているかとか、人手が足りているかといった視点で問題を考えます。

方法の視点で考える場合、やりにくくはないかとか、他に効率的な方法はないかといった視点で考えます。

このように4Mの視点で考えることで、問題を整理した状態で考えることができます。

問題発見の8つの視点 その3:企業の上位方針との比較

問題を発見するための視点として、企業の上位方針と自分や自部署のギャップを考えることも1つの手です。

たとえば、企業の上位方針で予算を前年比10%減らさなければいけないのに、自部署では3%としか減らすことができていない場合は、問題としてとらえる必要があります。

問題発見の8つの視点 その4:後工程への迷惑

問題を考える上で、後工程への迷惑を考えることもおすすめです。

後工程は、自分の仕事の後に控えている相手の仕事です。
後工程からクレームが発生している場合は、問題があるのは明確です。

たとえば、書類の提出が遅くて、全体の仕事が遅くなってしまったり、後工程のチェックによって書類の不備があって差し戻しがあるといった場合、問題としてとらえる必要があります。

問題発見の8つの視点 その5:基準との比較

問題を考えるとき、基準とズレているかどうかを考えることも1つの手です。

基準は、判断基準となるもので数値化することが可能であることが特徴です。

たとえば、企業で決めた原価率や目標売り上げ、利益といった数値に対して低い数値であれば問題としてとらえる必要があります。

問題発見の8つの視点 その6:標準との比較

標準から問題を考えることも1つの視点です。

標準とは、現在もっとも良いとされているやり方や条件のことをいいます。

たとえば、企画書の書き方やプレゼンの方法などは標準といえるものがあるはずです。その標準と今の自分の仕事の仕方に足りていないことやギャップを考えることで問題を考えることができます。

問題発見の8つの視点 その7:過去との比較

問題を考えるとき、過去と比較をすることもおすすめの方法です。

過去の数値や状態と比べて悪化しているものがあるのかどうかを確認します。

たとえば、前年の不良率が0.1%であったものが、現在1%になっている場合は問題としてとらえる必要があります。

問題発見の8つの視点 その8:他部署との比較

最後は他部署との比較をすることで、問題を洗い出す方法もあります。

たとえば、経費書類のミスが他部署より多い場合は、自分の部署のやり方が悪いといった問題としてとらえる必要があります。

この場合は、他部署と自部署のやり方を比較して、自部署の標準を変えていくといった対策が必要となります。

問題発見の8つの視点:まとめ

いかがでしたでしょうか?以下まとめです。

  • 問題とは、あるべき姿と現状のギャップのこと
  • 問題は、発生型問題と設定型問題に分類できる
  • 問題を発見する8つの視点として「悩みごとや困りごと」「4M」「企業の上位方針との比較」「後工程への迷惑」「基準との比較」「標準との比較」「過去との比較」「他部署との比較」がある

みなさんも、この記事を読んでぜひ課題設定や問題発見に役立ててみてくださいね!

問題解決などの仕事術についてもっと勉強したい方へ

問題解決や5Sなどの仕事術についてもっと勉強したい方は「トヨタ 仕事の基本大全」がおすすめです。

created by Rinker
¥1,760 (2022/05/28 08:30:13時点 楽天市場調べ-詳細)

この本では、2021年現在もっとも企業価値1位であるトヨタの仕事術についてまとめております。

トヨタが大切にしている仕事の哲学や人材・組織づくり、仕組みの大切さといった概要的なものから、トヨタの仕事術である、5S、仕事の改善力、問題解決力、仕事のコミュニケーション力、そして仕事の実行力について解説しております。

図解もたくさんあり、トヨタの現場で起こったエピソードを踏まえて仕事の基本について解説しておりますので、ビジネス書としても読み物としてもおもしろい本となっております。

就職間近の大学生や仕事の経験が浅い新入社員、もう1度仕事の基礎を学びたい方は、製造業に限らずどんな業種であってもぜひおすすめの1冊となっております。

トヨタの仕事に興味がある、トヨタの仕事術を学びたい、仕事の基礎を勉強し直したい方は以下のリンクからどうぞ!

created by Rinker
¥1,760 (2022/05/28 08:30:13時点 楽天市場調べ-詳細)

ぜひ、自分の仕事に役立ててみてくださいね!

最後までこの記事を読んでいただきありがとうございました!

コメント

タイトルとURLをコピーしました