仕事のムダを減らすコツ

仕事術

こんにちは、かじつとむです。

みなさんは仕事をやっていると、「自分の仕事はなんだかムダが多いなぁ」とか「ムダを減らせれば、残業をしなくて済むなぁ」など思ったことはあるでしょうか?

仕事でムダを削減することはとても良いことです。

しかし、どのようにすればムダを減らすことができるのかわからない人も多いはずです。

今回は、仕事のムダを減らすコツについて説明します。

この記事を読むことで以下のことがわかります。

  • 仕事のムダを減らすコツについて理解することができる
  • 仕事のムダはそもそもどういうものなのか理解できる

それでは、いってみましょう!

仕事のムダを減らすコツ:結論

仕事のムダを減らすコツは以下の4つです。

  • この作業は何のためにあるのかを考える
  • 仕事を分割して改善点を確認する
    仕事を楽にするために改善する
  • 仕事を定点観測する

仕事のムダを減らすコツの解説をする前に、そもそも仕事はどういう構造でできているのかを考えてみましょう!

仕事のムダを減らすコツ:仕事の構造(作業とムダ)

仕事は作業とムダから成り立っています。
仕事のムダとは、付加価値を高めない行動や結果のことをいいます。

一方で作業とは、仕事をしたり付加価値を高めるために必要な行動のことをいいます。
作業はさらに2つの要素に分解することができます。その2つが正味作業付随作業です。

正味作業は、仕事に直接関係する作業です。
たとえば、報告書を作成するという仕事がある場合、報告書を作成することが正味作業となります。

付随作業は、仕事には直接影響はないがやらなければいけない作業です。
先ほどの報告書を作成するという仕事の場合、報告書を作るための情報収集などが付随作業となります。

この付随作業はムダが潜んでいる可能性があります。
報告書を作成する付随作業に情報収集がありますが、よりムダのない方法があるのかもしれません。

以上をまとめると仕事は、正味作業、付随作業、ムダの3つから成り立っているということがわかります。

仕事の構造がわかったところで、結論でも述べた仕事のムダを減らすコツ4つについてそれぞれ解説します。

仕事のムダを減らすコツ その1:この作業は何のためにあるのかを考える

仕事のムダを減らすコツその1は、この作業は何のためにあるのかを考えることです。

作業は仕事の一部であることをいいましたが、今の作業が仕事のどの部分の要素を担っているのかを考えていきます。

つまり、今の作業が正味作業であるのか、付随作業であるのか、はたまたムダであるのかを分類していくことが重要です。

ムダであればその作業をやらないようにすることはできますし、付随作業であればどの部分にムダが発生しているのかをよく観察して、改善すべき作業を修正していきます。

このように、仕事の目的に対して何のための作業で、仕事のどの部分を担っているのかを考えていくことが、ムダを減らす第一歩となります。

仕事のムダを減らすコツ その2:仕事を分割して改善点を確認する

仕事のムダを減らすコツその2は、仕事を分割して改善点を確認することです。

仕事の全体像を見て改善点を確認することは難しいです。
よって、まずは仕事を細かく分割していきます。

たとえば、包丁で野菜を切るといった仕事を分割すると以下のようになります。

包丁で野菜を切るという仕事だけでも、たくさんの作業から成り立っていることがわかります。

この要素から、たとえば包丁・野菜・まな板を取り出しやすいように、これらの道具を台所付近に整理して置いておくことや、野菜を効率よく切るために包丁の握り方を考えるなど、改善点をたくさんあげることができます。

このように、全体像を見て改善を行うことは難しいですが、1つ1つの細かな作業に分割することで改善点を挙げることで、仕事のムダを減らすことができるようになります。

仕事のムダを減らすコツ その3:仕事を楽にするために改善する

仕事のムダを減らすコツその3は、仕事を楽にするために改善をすることです。

楽をするための改善は「ムダ」「ムラ」「ムリ」をなくす改善のことをいいます。

「ムダ」は先ほども説明した通り、付加価値を高めない行動や結果です。
「ムダ」に対しては、先ほどのコツにも書いた通り、作業をよく分類したり観察することで、どの作業が付加価値を上げていないのかを考えて、それに対して改善案を考えて実施します。

「ムラ」は仕事の品質や量が安定しないことです。
「ムラ」に対しては、特定の技能がなくても作業できるような状態、または作業を手順化するなどの工夫をすることでしていきます。

「ムリ」は心身に過度な負担がかかることです。
「ムリ」に対しては、作業の態勢であったり、作業の時間であったりが負担がかかる状態になっていないかを確認し、正しい態勢や作業時間の適正化をして改善をしていきます。

このように「ムダ」「ムラ」「ムリ」という観点から改善を行い、仕事の楽をするという意識を持つことで、仕事のムダを減らしていきます。

仕事のムダを減らすコツ その4:仕事を定点観測する

仕事のムダを減らすコツその4は、仕事を定点観測することです。

これは、1つの作業をじっと動かずに観察することです。

作業をじっと観察することで、作業者の動きの悪さや仕事の目的に対して本当に動いているのかなどを感じることができます。

定点観測で感じたことに対して、どのような改善をすれば良いのかを打ち出すことで、仕事のムダを減らすことができるようになります。

仕事のムダを減らすコツ まとめ

いかがでしたでしょうか!以下まとめです。

  • 仕事は、作業とムダで構成されている
  • ムダとは、付加価値を高めない行動や結果のこと
  • 作業は、仕事に直接関係する正味作業と、仕事には直接関係はないがやらなければいけない付随作業にわけることができる
  • 仕事のムダを減らすコツは、「この作業は何のためにあるのかを考える」「仕事を分割して改善点を確認する」「仕事を楽にするために改善する」「仕事を定点観測する」の4つである

みなさんもぜひ仕事のムダを減らせるように改善を考えてみてくださいね!

仕事のムダを減らすコツ 最後に

先ほどの記事のように仕事のムダを減らすコツや、仕事の問題解決などの仕事の改善を学ぶ上でおすすめの書籍を紹介します。

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ぜひ、仕事に役立ててみてくださいね!

最後までこの記事を読んでいただきありがとうございました!

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