こんにちは、かじつとむです。
最近「トヨタの会議は30分」という本を読んでみました！
結論からいうと、時短に役立つ会議術から報告のコツ、問題解決に人間関係まで仕事に関わるさまざまなシチュエーションで使える仕事術がまとまった本となっております。
今回はそんな「トヨタの会議は30分」から時短に役立つ会議術について紹介します。
この記事を読むことで以下のことがわかります。
- 会議の時間を短くするコツが掴める
- トヨタの仕事のやり方の一部を知ることができる
それでは、いってみましょう！
時短に役立つ会議術：結論
会議の時間を短くするための会議術は以下の通りです。
- 会議時間を30分で設定する
- ムダな会議や人員を減らす
- ホワイトボードの内容をそのまま議事録にする
それぞれの会議術について解説します。
時短に役立つ会議術 その1：会議時間を30分で設定する
会議の時間を短くするための会議術の1つ目は、会議時間を30分で設定することです。
30分で会議時間を設定すれば、30分で会議は終わるからです。
ほとんどの人は1時間で会議を設定します。しかし、その時間で設定すると相手も1時間かかる会議だと思って参加してしまいます。
たとえ30分で終わらせられる内容でも1時間という目一杯の時間をかけて会議してしまうので、結局、余計な30分がムダとなってしまいます。
ところで、会議の時間を30分にするとどのくらい労務時間を減らすことができるのでしょうか？
一般的な労働者の会議の数は、1年のうち、実働240日あるとして必ず1回は会議が発生します。さらに240日のうち120日は2〜3回の会議があるとすると、合計で420回の会議が発生すると考えられます。
1時間の会議を420回行うと、1年間あたりの会議時間は420時間になります。1回の会議時間を30分にすることで210時間分の会議時間を減らすことができます。
210時間という会議時間はおおよそ1ヶ月分の労働時間に相当しますので、その分の時間の残業時間を減らせたり、別の仕事に当てることができるようになります。
ちなみに「トヨタの会議は30分」では、管理職についてどれだけ労働時間を削減できるかを計算していますが、その時間はなんと労働時間の2ヶ月分に相当するといわれています。
30分で会議を終わらせるには、以下の2点についての前準備が必要です。
- 議題が会議の参加者に周知されている
- 議題が漠然としているものではなく、解像度の高いものになっている
議題が会議の参加者に周知されていれば、どのような話をするのか勝手に想像してもらえるため、聞く耳が自然とできている状態で会議を始めることができます。
また、議題の解像度が高ければより一層、会議の参加者が話を聞く耳を持ってくれますし、さらには必要な情報を勝手に集めてくれる可能性もあります。
ですので、30分という短い時間で会議を行うためには、より解像度の高い議題を会議の参加者に周知することが必須となります。
また、会議終わりに次に何を打ち合わせるかを決めて終わるようにしましょう。
これは、会議が終わって次の会議で何をやっておくか、何を議題にしておくかを事前に決めておくです。
これも会議の参加者全員に議題や次やるべきことを周知することができるようになります。
つまり、会議の時間を短くするために30分に会議時間を設定し、そのための前準備、また会議終わりに次に何を打ち合わせるかを決めることがポイントとなります。
時短に役立つ会議術 その2：ムダな会議や人員を減らす
会議の時間を短くするための会議術の2つ目は、ムダな会議や人員を減らすことです。
まず、ムダな会議というのは報告だけや今後のアクションが決まらない会議です。
会議というのは、今の仕事の報告だけだと意味がなく、仕事の結果から次に何をやるべきか、何を判断するかを決めるのが目的です。
そのような判断や次にやるべきことが決まらない会議でなければ、会議をする意味がないといわれています。
では具体的にはどのような会議がムダになるのでしょうか？「定例会議」がムダとされています。
定例会議は一般的に毎月、場合によっては毎週行われることがあります。しかもその定例会議は1時間以上に設定していることがあります。
私の経験からいうと、定例会に参加すること自体に意味があると思っている人がいて、そのなかで何もしゃべらない、場合によっては眠っている人がいることもあります。
ですので、定例会議は基本的に設定はせず、もし関係者で話し合う必要がある場合に限り、適宜30分の会議を設定する方が良いです。
次にムダな人員というのは、同じ会議に上司と部下がセットで参加することです。
同じ会議に上司や部下がセットで参加してしまうと、二重に情報を聞くこととなるためにその人員分ムダとなってしまいます。
トヨタでは、基本的に上司と部下がセットで会議に参加することが基本的に許されません。
トヨタ流では、部下に会議を任せることで自立をうながし、早い段階で仕事のプロとしての自覚を持たせることも目的となります。
また、部下に会議を任せることで、上司はマネジメントに集中し、別の仕事に取り組めるというメリットもあります。
以上にように、ムダな会議や人員を減らすことでより仕事の時短につながります。
時短に役立つ会議術 その3：ホワイトボードの内容をそのまま議事録にする
会議の時間を短くするための会議術の3つ目は、ホワイトボードの内容をそのまま議事録にすることです。
これは、会議では必ずホワイトボードを使い、会議の主催者がファシリテーターをやりつつ、議論の内容をリアルタイムで記入していきます。
そして、記入したホワイトボードをそのまま写真や画像などのデータにして、議事録として会議参加者に送付します。
一般的な議事録はパソコンを使った議事録は行いません。しかしこの方法は、議事録として体裁を整えたり、上司に内容を確認するなどの手間がかかってしまい、とても生産性の低い仕事になってしまいます。
議事録の目的は、いち早く会議の内容を会議参加者に伝えることです。ですので、ホワイトボードに会議の内容を記入して、それをデータ化していち早く伝えることでうより生産性の高い仕事が可能となります。
【トヨタの会議は30分】時短に役立つ会議術：まとめ
いかがでしたでしょうか？以下まとめです。
- 時短に役立つ会議術3つの方法は、「会議時間を30分で設定する」「ムダな会議や人員を減らす」「ホワイトボードの内容をそのまま議事録にする」
- 会議時間を30分にすることは、文字通り30分で会議を設定し、30分で終わらせるように前準備を行うことである
- ムダな会議や人員を減らすことは、定例会議などの報告だけの会議をしないことや、上司と部下のセットで会議に参加しないことである
- ホワイトボードの内容をそのまま議事録にすることは、会議の内容をリアルタイムでホワイトボードに記載し、その写真等のデータを議事録として会議参加者に送付することである
みなさんも、この記事を読んで会議の時間を短くできるようになったら幸いです。
最後までこの記事を読んでいただきありがとうございました！
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