こんにちは、かじつとむです。
みなさんは会社の上司やお客さんに報告したり、プレゼンをするときになぜかうまいくいかなかったり、伝わっていなかったりすることはありますでしょうか？
実はうまく伝わらない理由は、ほんの少しのテクニックの問題だけかもしれません
今回は相手に伝わるための報告やプレゼンのコツについて説明します。
この記事を読むことで以下のことがわかります。
- 報告やプレゼンのコツについて理解することができる
- 報告の構造について理解できる
それでは、いってみましょう！
【1分で伝わる】報告・プレゼンのコツ：結論
1分で伝わる報告やプレゼンのコツは以下の6つです。
- 「1分間時間をもらっていいですか」と確認する
- 「何の話であるか」を伝える
- 「どんなポイントについて判断して欲しいか」を伝える
- 結論を言う
- 根拠を3つほど列挙する
- 補足があれば伝える
次から報告やプレゼンのそれぞれのコツについて解説します。
報告・プレゼンのコツ その1：「1分間時間をもらっていいですか」と確認する
報告やプレゼンをする際にまず言うべきことは、「1分間時間をもらっていいですか」と確認することです。
基本的に自分の報告内容を伝える場合、長ければ長いほど話を聞いてもらえません。
さらに言うと、上司やお客さんの時間を自分のために時間を割くほどの時間は基本的にはもらえないと思っていた方が良いです。
よって、まずは「1分間」という時間を指定して話を聞いてもらう準備をしましょう！
1分間であればさすがに相手の時間もあるはずですし、相手の要望を無下にすることはありません。
あとは1分間と指定があるだけですぐ終わると相手に印象づけることのでき、より自分の話に耳を傾けてくれる可能性があります。
しかし、いくら1分間時間をいただいたとしても、実際に1分間で報告を伝えきる必要があります。
次の5つのポイントとして「1分間」で報告内容をまとめるためのコツを紹介します。
報告・プレゼンのコツ その2：「何の話であるか」を伝える
報告やプレゼンで最初に伝えるべき内容は「何の話であるか」ということです。
つまり報告したい内容のテーマを一言で簡潔に伝えます。
基本的に上司やお客さんは何を報告するのかわかっておりません。
その状況でいきなり込み入った話をしても、よくわからないと不快感を感じて、すぐ却下されてしまいます。
まずは、報告したいテーマをいい、相手の感触をみてから報告をしましょう。
もし、報告したいテーマについて相手がピンときていない場合は、これまでの経緯を再度報告する必要があります。
その場合は、「今までの経緯の簡単な資料を送るので、明日再度報告します」というように簡単な資料を作成しておき、報告する日程を決めておきます。
報告・プレゼンのコツ その3：「どんなポイントについて判断して欲しいか」を伝える
その次に伝えるべき内容は、どんなポイントについて判断して欲しいかという点です。
これは、自分が報告した内容に対して今後どのようなアクションにつなげて欲しいのかを伝えます。
たとえば、お客さんにこの内容で報告して良いかを確認してほしい、他部署の人に〇〇という仕事を依頼したいなど、相手にどう動いて欲しいのかといった内容です。
もし、判断して欲しいポイントがなかったとしたら、せっかく良い報告、プレゼンをしたとしても内容がわかっただけで、結局何をして欲しいのかが伝わらない場合があります。
ですので、どんなポイントについて判断して欲しいのかをあらかじめ伝えておきましょう！
報告・プレゼンのコツ その4：結論を言う
ここまできたら、報告やプレゼンの根幹となる結論を言います。
結論とは、自分のなかにあるデータや知識を組み合わせながら、自分をどう思ったのか、有効な手段はどういったものなのかという主張を伝えることです。
ほとんどの人が理由を先に言ってしまいがちです。ですが、もし理由を先に伝えてしまうと何を読み取れば良いかわからなくなってしまいます。
なので、まずは結論を言うことを意識してやってみましょう！
報告・プレゼンのコツ その5：根拠を3つほど列挙する
結論を伝えた後は、その根拠を3つほど列挙します。
なぜ3つの根拠を伝えるのかといいますと、根拠がたくさんある場合、話が長くなってしまい相手に聞いてもらえないことが多いです。
一方で、根拠が1つしかない場合は、結論をいうには心許なく、自分の伝えたいことを論破されたり、反対されてしまいます。
ですので、結論に対しては根拠を3つそれぞれ簡潔に列挙することをおすすめします。
報告・プレゼンのコツ その6：補足があれば伝える
ここまで報告すれば、自分の伝えたい主張は相手に伝わるはずです。
ここで、補足情報など何か相手の耳に入れておきたい内容があれば、最後に伝えておきます。
たとえば、日程の話であったり、その他の状況などを最後に伝えます。
【1分で伝わる】報告・プレゼンのコツ：まとめ
いかがでしたでしょうか？最後、1分で伝えるための報告・プレゼンの流れを図で整理します。
- 報告をする前に、「1分間時間をもらっていいですか？」と許可をもらってから、「何の話であるか？」「どんなポイントで判断して欲しいか？」を伝える
- 報告は、結論を先に伝え、その根拠を3つほど列挙する
- 補足情報などあれば、最後に伝える
みなさんの報告やプレゼンのコツになったら幸いです。
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みなさんも、ぜひ報告やプレゼンについて勉強してみましょう！
最後までこの記事を読んでいただきありがとうございました！
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